написать нам
или закрыть
заказать рекламу
или закрыть
 Кемерово: +7 (3842) 67-11-96
 Новосибирск: +7 923 197-73-55

Управленческий учёт: «Золотой ключик от двери в будущее»

Любой поиск начинается с осознания потери, то есть, чтобы начать поиски, необходимо потерять, в нашем случае – Золотой ключик от бизнес-потерь. Наше замечательное сознание задействует определённые механизмы при установлении намерения поиска, то есть необходимо, чтобы появилось желание найти. Для понимания процедуры механизма поиска, расскажу, как это происходит...

 

  • первое, что мы делаем, это напрягаем память, силясь вспомнить, куда положили (вложили, направили, потратили и т. д.) нужную вещь (деньги, прибыль). Если вспомнить собственными усилиями не получается, подключаем окружение, то есть переходим ко второму этапу;
  • начинаем расспрашивать близких или потенциально причастных к процессу поиска. Например, бухгалтера Леночку: «Вы случайно не помните, сколько стоил компьютер (мешок цемента, ремонт, принтер, сканер, стол, стул, оборудование – вариации на ваш вкус)?». То есть расспрашивать на предмет того, не попадалась ли им потеря на глаза (а вдруг у вашего бухгалтера аналитика в учётной системе построена по всем стандартам управленческого учёта – это когда не «станок1, станок2», а «установка такая-то с именем собственным, номером, серией и всеми техническими характеристиками»);
  • ну и третье – начало активных поисков потерянной вещи (денег, прибыли), исполненных порой чувства раздражения и негодования, особенно если вещь так и не нашлась, то есть вложения не оправдали ваших ожиданий, прибыль недополучена либо вообще упущена.

Все три действия в нашем подсознании продиктованы острым намерением поиска. Сегодня «острым намерением поиска» я называю желание собственника бизнеса, независимо от размеров Компании, контролировать бизнес-процессы, денежные потоки, затраты, доходы и расходы, что является абсолютно естественным желанием профессионального бизнесмена и основой для введения системы управленческого учёта. Последствием исполнения таких желаний является возможность принимать взвешенные, обоснованные, измеримые и продуктивные управленческие решения.

Как-то так получается, что за последние 15 лет в своей практике наблюдаю одну и ту же картину, вернее, даже две.

Картина первая: осознание собственниками необходимости автоматизации всех процессов, происходящих в Компании, причём есть осознание, что она, эта автоматизация, способна (запомните это слово – «СПОСОБНА») обеспечить процветание и развитие бизнеса на долгие годы, а самому бизнесу, соответственно, успешно и быстро адаптироваться к сказочным российским рыночным условиям.

Картина вторая: результат от попытки введения автоматизации, который не оправдывает ожиданий владельцев от затраченных ресурсов на автоматизацию.

Каждый раз, «входя» в компанию для проведения предварительного анализа текущей сложившейся ситуации перед постановкой управленческого учёта или оптимизации процессов, я вспоминаю дико любимую в детстве повесть А. Толстого «Золотой ключик, или Приключения Буратино». Наверное, странный ассоциативный ряд, но тем не менее, объясняю: грамотные маркетинговые выпады производителей систем автоматизации (в образе лисы Алисы и кота Базилио) рассказывают, в картинках и без, о возможностях и преимуществах последних достижений в информационных технологиях, технике, программных продуктах, CRM-системах. Сладкими голосами поют песню о том, что небо будет непременно голубым, что цена на продукт приемлемая (это к вопросу о разбое), а эффективность высокая, что стоит только приобрести необходимое программное обеспечение для автоматизации, и – вуаля! – откроется заветная дверь к процветанию бизнеса, а денег станет «в десять раз больше». Всего-то необходимо взять «пять золотых монет», пойти на Поле Чудес, вырыть ямку, сказать три раза волшебное заклинание «крекс, фекс, пекс», сверху посыпать солью, полить хорошенько и идти спать. «Наутро из ямки вырастет небольшое деревце, на нём вместо листьев будут висеть золотые монеты. Понятно?» – говорит Алиса. Клиент готов. В чём подвох? Все же счастливы: Алиса и Базилио с деньгами, ООО «Буратино» с продуктом автоматизации. Подвох в дереве. Оно не растёт. Месяц, второй, полгода. Ничего не происходит. Почему? Алиса с Базилио забыли рассказать о «Золотом ключике» любого процесса автоматизации и спросить – а готова ли сложившаяся оргструктура, специалисты, руководители подразделений, сложившиеся бизнес-процессы принять автоматизацию?

Ну, например, в Компании есть всё: технические ресурсы в виде ПК; продукт для автоматизации есть (помните, его Алиса с Базилио вам продали, или вы его даже и не покупали вовсе, вам знакомый программист поставил); людские ресурсы, с наличием дипломов о высшем образовании и нужной квалификацией; объекты учёта – товары, материалы, услуги, деньги, оборудование (то есть всё, что можно посчитать); топ-менеджмент, с необходимым опытом принятия решений и чёткими установками собственника на увеличении прибыли. В ходе обследования бизнес-процессов и сложившейся исторически оргструктуры выясняется: три специалиста дублируют функции друг друга, причём не подозревая об этом; один выполняет работу за двоих, это когда идёт совмещение функциональных обязанностей и обеспечивающих основные бизнес-процессы. Кстати, это самый опасный человек в компании. Почему опасный? Потому что он сам перед собой ответственен, сам себя контролирует, сам себе распорядитель, его невозможно контролировать извне – всё, что он скажет и как представит информацию, воспринимается руководителем как истина. Вы вынуждены верить, вы лично, как руководитель, не можете его контролировать, у вас другая функция –стратегическая.

Отдельная часть анализа – техническая составляющая перед автоматизацией. Выясняется, что компьютеры оснащены такой начинкой, что складывается впечатление, будто компания готовится обрушить сервер Пентагона как минимум, или напротив – закуплены самые дешёвые ПК home-версий, которые актуальное автоматизирующее программное обеспечение просто не способны переварить. По факту, что в первом варианте, что во втором максимум, на что задействованы ресурсы компьютера – это экселевские таблички, в сто одном случае из ста никак между собой не связанные, система отражения операций построена по принципу: «Деньги в кассе – это выручка, а все затраты, кроме зарплаты, налогов и оплаты поставщикам – прочее». После прочтения отчёта о результатах анализа текущей ситуации в одной из компаний собственником был сделан следующий вывод, цитирую: «Ну я понял, мы тут, короче, компьютерами обставились, программы всякие напокупали, а считать продолжаем на счётах». Называю это «эффект включения лампочки озарения» собственника.

Вернёмся к слову «СПОСОБНА». Любой продукт автоматизации СПОСОБЕН решить, упорядочить, автоматизировать бизнес-процессы вашей компании. Всё, конечно, зависит от степени сложности бизнес-процессов и количества сотрудников, участвующих в них. Чем больше связей, тем сложнее продукт автоматизации. До принятия решения о приобретении самого замечательного продукта автоматизации (то есть до похода на Поле Чудес с пятью золотыми) необходимо оценить возможности вашего бизнеса «как есть», его способность принять и переварить автоматизацию бизнес-процессов, которая позволит вам настроить систему управленческого учёта, которая и будет построена на её базе. Одним словом, сначала Золотой ключик – в виде оценки сложившейся ситуации – а потом открываем двери, а не выламываем, но это уже другая история.

Наталья Елисеева-Лисковец.

…to be continued.

Ваши Архитекторы Бизнеса

Фото: Александр Решетников.